Работник, взяв в отделе кадров трудовую книжку под расписку, может потерять ее. А возможно, что причиной утраты трудовых книжек станет пожар в офисе. Порядок восстановления утерянных документов в таких случаях будет различным. Мы расскажем об этом подробнее, учитывая разъяснения чиновников Минздравсоцразвития России, которые приведены в информационном письме от 6 августа 2010 г. № 12 — 3/10/2 — 6752.

Отвечает Н. С. НИКОЛАЕВА,
ведущий аудитор ООО «ТЕЛЕФЛОТ КОНСАЛТИНГ»

Если трудовую книжку потерял работник

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Для этого работнику придется написать заявление в произвольной форме. И не позднее 15 дней со дня получения такого заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки (п. 31, 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Он заполняется в порядке, установленном пунктом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения (п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

1. Сведения об общем (и/или непрерывном) стаже работника. Отметим, что стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий (и/или непрерывный) трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

• в графе 2 указывается дата приема на работу;
• в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал человек, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую он был принят;
• в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате трудовой книжки.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если же представленные работником документы не содержат полный объем необходимых сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В случае если работник не может собрать документы у предыдущих работодателей о трудовой деятельности, то согласно пункту 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ оформляется новая трудовая книжка, в которую не войдут сведения о трудовой деятельности и стаже в прошлом.

2. Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если трудовые книжки были утеряны в результате чрезвычайных ситуаций

Если трудовые книжки были утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (скажем, из - за пожаров, возникших в этом году в связи с аномальной жарой), трудовой стаж работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. Это следует из пункта 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. На этот момент обратили внимание и чиновники в информационном письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12 - 3/10/2 - 6752.

При этом в состав комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). А если таких документов нет – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании этого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если же документы не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Если трудовую книжку потерял работодатель

В Правилах ведения трудовых книжек рассматривается только ситуация массовой утраты трудовых книжек работодателем, поскольку предполагается, что утрата одной (нескольких) трудовой книжки невозможна. Ведь все трудовые книжки должны храниться в сейфе учреждения.

Поэтому если по каким - либо причинам работодатель все же потеряет трудовую книжку одного конкретного работника, ему придется выдать дубликат трудовой книжки в порядке, установленном для ситуации, когда трудовая книжка утрачена по вине работника.

При этом хочется порекомендовать кадровым работникам, чтобы они делали копии трудовых книжек и вкладышей к ним и хранили их в личных делах работников. Данные копии могут понадобиться именно при выдаче дубликата в случае утери трудовой книжки уже давно уволенного работника.